Het belang van een professionele franchisevereniging

De behoefte aan franchisenemersvertegenwoordiging

Franchisenemers en franchisegevers gaan een contractuele relatie met elkaar aan voor de lange termijn. Dit betekent alleen niet dat hun economische motieven volledig hetzelfde zijn. Meestal is er sprake van een franchiseovereenkomst met een onevenredige rechtsverdeling tussen franchisegever en franchisenemer, waar franchisegever logischerwijze meer rechten bezit dan franchisenemer. Franchisegever is natuurlijk eigenaar van de formule en daarmee degene die de franchiseovereenkomst opstelt.

Er kunnen conflicten ontstaan wanneer contractspartijen een andere visie hebben op, bijvoorbeeld, de te volgen strategie of het operationele beleid. Een veelvoorkomend voorbeeld van een dergelijk verschil van inzicht is de opkomst en implementatie van e-commerce. Als gevolg van de onevenredige verdeling van rechten en deze potentiële bron van conflict is er behoefte aan goed ingerichte overlegorganen, die de relatie tussen partijen vooruit kan helpen en de uitwisselingen van kennis en informatie kan bevorderen. Daarnaast kan het helpen bij het opbouwen van vertrouwen tussen franchisenemers en franchisegever.

Franchiseraden en franchiseverenigingen

Deze behoefte kan vervuld worden door middel van franchiseraden en franchiseverenigingen. Een franchiseraad is een gekozen of geselecteerde groep van franchisenemers die samenkomt met een vertegenwoordiging vanuit de franchisegever om te adviseren en te discussiëren over onderwerpen die van belang zijn voor alle franchisenemers.

Aan de andere kant is een franchisevereniging een groep van twee of meer franchisenemers binnen een formule die zich verenigen, zonder winstoogmerk, om collectief hun belangen binnen de formule te behartigen en communicatie tussen de franchisenemers en de franchisegever te bevorderen. Deze entiteiten lijken wellicht sterk op elkaar, want ze zijn beide gericht op het vertegenwoordigen van franchisenemers, maar er zit toch een verschil tussen. Een franchisevereniging is namelijk onafhankelijk van de franchisegever georganiseerd. Een franchiseraad wordt geïnitieerd en ondersteund door franchisegever.

Daarnaast worden de leden van de franchiseraad goedgekeurd of gekozen door de franchisegever. Dit is niet het geval bij een franchisevereniging. Ondanks het feit dat zulke vormen van vertegenwoordiging bestaan, bevinden de meeste van zulke organen zich ergens tussen volledig afhankelijk tot volledig onafhankelijk. Beide vormen hebben ook zo hun voor- en nadelen.

Omdat franchiseraden geïnitieerd en ondersteund zijn door de franchisegever en omdat de leden van de franchiseraad goedgekeurd of gekozen worden door de franchisegever, wordt de franchiseraad door franchisenemers nog wel eens gezien als een verlengstuk van de franchisegever. Aan de andere kant kan een franchisevereniging volledig onafhankelijk zijn en daardoor geen input krijgen of zelfs helemaal niet erkend worden door franchisegever.

Een combinatie van een franchiseraad en een franchisevereniging wil ook nog wel eens voorkomen. Er is dan een raad en een vereniging, en de bestuursleden van de vereniging hebben dan tegelijk ook zitting in de raad als vertegenwoordiging van de franchisenemers. We zullen ons voor de rest van dit artikel beperken tot franchiseverenigingen. Veel van de adviezen hieronder, zijn ook in zekere zin relevant voor franchiseraden.

Waarom is het van belang een franchisevereniging professioneel in te richten?

Laten we eerst stil staan bij wat professioneel of professionaliseren eigenlijk inhoudt. Professionaliseren is een begrip dat lastig te definiëren is en ook geen eenduidige uitleg vindt in het algemeen gebruik. In managementliteratuur wordt een professionaliseringsproces vaak uitgelegd als een transformatie van een losse, ondernemende conditie naar een meer gestructureerde en geformaliseerde situatie. Dit proces kan vele verschillende aspecten hebben, zoals de ontwikkeling van bestuursstructuren, het realiseren van formele controlesystemen en/of de implementatie van verschillende organisatiestructuren. Dit hangt echter ook af van de context en de omstandigheden.

Complexiteit

Binnen franchiseverenigingen wordt professionaliteit steeds belangrijker door een aantal factoren. Allereerst wordt dit gedreven door het snel veranderen van de franchisewereld en de toename in complexiteit die wordt gezien in deze wereld.

Deze complexiteit wordt, onder andere, veroorzaakt door de introductie van de Nederlandse franchisewetgeving en andere Europese wet- en regelgeving zoals de verticale overeenkomsten, zoals de herziene Groepsvrijstellingsverordening (VBER/GVO) en daarbij behorende Europese richtsnoeren. Maar ook de opkomst en doorontwikkeling van E-commerce speelt daarin een rol. Franchisenemers hebben vaak zelf niet de juiste expertise wanneer deze onderwerpen ter tafel komen.

Daarnaast is het de tendens binnen franchiseverenigingen dat het, net als bij veel andere verenigingen, lastig is om bestuursleden en commissieleden te vinden. Vervolgens is het voor de gevonden bestuurs- en commissieleden lastig om tijd en focus vrij te maken naast het runnen van een eigen franchisevestiging om efficiënt en effectief hun rol binnen de franchisevereniging te vervullen. Dit tekort aan bestuurs- en commissieleden, in combinatie met een beperkte focus en kennis van het besturen van een vereniging, leidt ertoe dat franchisebesturen te veel de pijlen gericht hebben op operationele zaken en te weinig bezig zijn met het vormgeven van het beleid en het uitzetten van de strategie met een blik naar de toekomst.

Dit is wel van belang, want de franchisevereniging vertegenwoordigt veel (of alle) franchisenemers binnen een formule en heeft hiermee een zekere invloed die zij uit kunnen oefenen binnen de formule. Het is dan wel van belang dat dit gedegen en professioneel gebeurt.

Veel van deze uitdagingen en problematiek zou ondervangen kunnen worden door het professionaliseren van de franchisevereniging, om op een efficiënte en effectieve manier de belangen van de aangesloten franchisenemers te kunnen behartigen.

Het belang van franchisegever bij een professionele franchisevereniging

Gerealiseerd moet worden dat ook franchisegevers veel baat hebben bij een professionele overlegstructuur en een geprofessionaliseerde en goedwerkende franchisevereniging. Deze kan namelijk optreden als een serieuze gesprekspartner in de dialoog met de franchisegever. Dit is zelfs nog vele malen belangrijker geworden door de inwerkingtreding van de Nederlandse franchisewetgeving.

Bijvoorbeeld; wanneer een franchisegever instemming nodig heeft in het geval van een voorgestelde formulewijziging (Art. 7:921 BW) is het vaak veel sneller en praktischer om een werkbare relatie te hebben met een professioneel werkende franchisevereniging, dan om langs elke individuele franchisenemer te gaan om instemming op te halen.

Daarnaast moet ook gerealiseerd worden dat franchise echt een samenwerkingsmodel is, waarbij franchisenemer en franchisegever onlosmakelijk verbonden zijn en tevens ook van elkaar afhankelijk zijn. De hele formule, en daarmee ook de franchisegever, heeft er dan ook baat bij dat er een goede evenwichtigheid is tussen de (professionele) franchisegever en de franchisevereniging. Deze gewenste evenwichtigheid ontstaat door de franchisevereniging op hetzelfde professionaliseringsniveau te brengen als de franchisegever.

Hoe zou zo’n professionele vereniging er dan uit moet zien?

Eén van de belangrijkste factoren die een vereniging kan helpen te professionaliseren is het betrekken van extern management bij de organisatie van de franchisevereniging. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een externe manager, directeur, extern bestuurslid of bestuursadviseur, eventueel in combinatie met een secretariaat.

Dit is in het bijzonder van belang wanneer de vereniging en de franchisegever op gespannen voet staan. Een externe (niet-franchisenemer) is niet emotioneel betrokken en is niet afhankelijk van de franchisegever. Ook kan een externe zorgen voor objectivering van het bestuur, terwijl franchisenemer-bestuursleden ook eigenbelangen hebben en een afhankelijkheid kennen van de franchisegever.

Daarnaast kan een externe manager, directeur, bestuurder of bestuursadviseur zorgen voor continuïteit, slagkracht, kennis en diplomatie en kan hiermee een te kort aan bestuursleden ontweken worden. Echter, moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt met deze externe professional over zijn/haar takenpakket en verantwoordelijkheden. Ook is het sterk aan te raden om de franchisegever mee te nemen in dit proces.

Belangrijk om te vermelden dat het positieve effect van extern management deels afhangt van de mate van professionaliteit op andere dimensies. Dit betekent dat er op andere dimensies ook voldoende professionaliteit aanwezig dient te zijn om een externe goed te kunnen laten functioneren. Alleen het aanstellen van een externe manager of directeur zal niet resulteren in de gewenste professionaliteit. Hier is meer voor nodig.

Statuten

Als eerste is het voor de professionaliteit van belang dat de vereniging een duidelijk doel voor zichzelf formuleert en de vereniging formaliseert door het opstellen van statuten. Dit is de basis voor de vereniging en zou dan ook gedaan moeten worden met alle betrokkenen. Het startpunt voor deze statuten is de franchiseovereenkomst en wat daar wordt geregeld over de eventuele beslissingsbevoegdheid van franchisenemers en het al dan niet juridisch binden van franchisenemers door besluiten van de franchisevereniging.

De statuten zouden dezelfde mogelijkheden moeten bieden als de franchiseovereenkomst biedt. Ook dienen de statuten aan te sluiten bij de dan geldende wet- en regelgeving, de grootte van de formule en de grootte en professionaliteit van franchisenemers en franchisegever. Verdere specificering en uitbreiding van regels en richtlijnen kan gedaan worden in een huishoudelijk reglement.

Mandaat

Ook is het voor de professionaliteit van de vereniging van belang dat het bestuur van een franchisevereniging een mandaat heeft om namens de (aangesloten) franchisenemers te kunnen optreden. Het zou daarbij stevig verankerd moeten zijn in de statuten en/of het huishoudelijk reglement waar de vereniging, het bestuur of bepaalde commissies een mandaat voor hebben en hoever deze reikt. Ondanks dat het bestuur van de vereniging een mandaat heeft om een bepaald besluit te nemen, zou het alsnog in sommige situaties verstandig zijn om een relevante commissie of de algemene ledenvergadering te raadplegen. Daarbij zouden er formele en informele stemmingsprocedures vastgelegd moeten zijn in de statuten van de vereniging. Deze zouden ook moeten aangeven hoeveel stemmen er nodig zijn voor een meerderheid, in welke gevallen er een gekwalificeerde meerderheid van stemmen zou moeten zijn, hoeveel stemmen een multi-franchisenemer heeft, en hoe hoog de opkomst minimaal moet zijn. Het is hierbij nog wel goed om te vermelden dat een franchisevereniging zou moeten streven naar draagvlak, niet alleen naar een meerderheid van de stemmen. Draagvlak is namelijk iets heel anders dan 51% van de stemmen.

Commissies

Wat kan bijdragen aan dit draagvlak en de gewenste professionaliteit is het instellen van commissies, ook wel klankbordgroepen genoemd. Een dergelijke commissie kan ingesteld worden voor een verscheidenheid aan onderwerpen zoals marketing, financiën, operatie, IT of E-commerce.

Franchisenemers kunnen in deze commissies meedenken, input leveren en besluitvorming voorbereiden voor het bestuur. Ook kan het bestuur taken en verantwoordelijkheden toewijzen aan deze commissies, om het bestuur te ontlasten, bredere input op te halen en een breder draagvlak te creëren. Een goede manier om zulke commissies in te richten is volgens het “dakpan-principe”. Dit komt erop neer dat in elke commissie een bestuurslid als afvaardiging van het bestuur zit, die deze commissie namens de franchisenemers kan voorzitten en die de brug vormt tussen de commissie en het bestuur. Dit zorgt ervoor dat het bestuur weet wat het sentiment is binnen de commissie en de commissieleden nauwer kunnen aansluiten bij het, door het bestuur uitgezette, beleid.

Financiering van de franchisevereniging

Om professioneel en onafhankelijk te kunnen blijven optreden als franchisevereniging is het van belang dat de vereniging gefinancierd wordt. Voor de onafhankelijkheid van de vereniging, haar commissieleden en haar bestuur heeft het de voorkeur om de volledige financieringen onafhankelijk te doen als franchisenemers. Echter, afhankelijk van de omvang van de formule en de relatie tussen franchisegever en franchisenemers is het ook mogelijk dat de franchisegever een deel van de financiering van de vereniging voor zijn rekening neemt. In dit geval zou het, vanwege de onafhankelijkheid van de vereniging, een idee zijn om de fee gering te verlagen, zodat franchisenemers deze ruimte kunnen gebruiken om meer contributie te betalen aan de verenging, in plaats van een hogere heffing van fee, waarvan vervolgens een bijdrage wordt doorgesluisd naar de franchisevereniging. Hoe dan ook, in alle gevallen zouden de statuten duidelijkheid moeten maken hoe de vereniging gefinancierd is.

Evaluatie

Als laatste zou het de professionaliteit van een franchisevereniging ten goede komen als er verkiezings- en evaluatiesystemen voor bestuursleden (en commissieleden) zouden worden geïmplementeerd. Een verkiezingssysteem bevordert een goede reflectie van de achterban en maakt het mogelijk capaciteiten en integriteit te kunnen beoordelen. Bestuurs- en commissieleden zouden verkozen of geselecteerd moeten worden op basis van regio, bedrijfsfase, geslacht, ervaring, multi- of single-unit franchisenemer en/of andere criteria.

Aan de andere kant zou het functioneren van deze geselecteerde of verkozen bestuurs- en commissieleden beoordeeld kunnen worden aan de hand van een evaluatiesysteem. Bijvoorbeeld een of twee keer per jaar tijdens de algemene ledenvergadering, een 360 graden beoordeling of door middel van een online enquête onder de achterban. Voor beide systeem geldt dat ze goed verankerd moeten zijn in de statuten en/of het huishoudelijk reglement. Een grote kanttekening bij beide is wel dat ze eigenlijk pas echt relevant zijn als er alternatieve bestuurs- en commissieleden beschikbaar zijn, daar er anders niet geacteerd kan worden naar de uitslag van een dergelijk systeem.

Kortom, het goed neerzetten van de franchisenemersvertegenwoordiging is essentieel voor het goed laten van functioneren van een franchisevereniging. Heb je behoefte aan ondersteuning hierin? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via onderstaand formulier.