Operational Excellence

Implementeren van bedrijfssystemen op meerdere locaties 

Het beheren van een bedrijf met meerdere locaties, of het nu gaat om een franchise, eigen locaties of een mix van beide, vereist effectieve systematisering van je organisatie. Een bedrijfssysteem bestaat uit mensen, processen, technologieën en middelen die samenwerken om op een consistente wijze waarde te creëren binnen je organisatie.

Denk bijvoorbeeld aan het Speedee Service Systeem, waarmee McDonald's groot is geworden. Werknemers worden op een bepaalde plek in het systeem geplaatst en krijgen een specifieke taak in het bereidingsproces. Door dit systeem kunnen de producten snel bereid worden en wordt de consistentie van de producten gegarandeerd waardoor de Big Mac keer op keer hetzelfde smaakt. 

Wij helpen je bij het identificeren van de bedrijfssystemen die je binnen je organisatie hebt en het bepalen waar je moet beginnen. Door jouw systemen te documenteren kunnen we je vervolgens helpen Operational Excellence te bereiken. Het verder stroomlijnen en optimaliseren van je bedrijfsvoering begint namelijk met het creëren van inzicht en efficiënte informatiedeling. Vervolgens wordt het ook mogelijk de consistentie in de processen en klantbeleving op al je locaties te verbeteren en nieuwe medewerkers sneller ingewerkt te krijgen. 

Dit is wat we bedoelen met systematisch opschalen. Deze aanpak voorkomt chaos en burn-out en helpt je de financiële en tijdsvrijheid bereiken die je motiveerde om jouw bedrijf uit te breiden. Het mooiste van dit alles? Systematiseren en het bereiken van operational excellence vereist geen grote investeringen in nieuwe apparatuur of automatisering. Deze aanpak stelt je juist in staat om hetgeen wat je vanaf de start zo succesvol heeft gemaakt sneller, eenvoudiger en goedkoper te dupliceren naar andere locaties.

Begrijp jouw bedrijfssystemen 

Een systeem is een verzameling van processen, middelen en mensen. Processen zijn reeksen stappen, die verder worden beschreven in Standaard Operationele Procedures (SOP's) en overzichtelijke Standaard Operationele Checklists (SOC’s). Wanneer deze processen worden gecombineerd met middelen zoals bepaalde programma’s of bijvoorbeeld bepaalde apparatuur in de keuken van een restaurant, die met beperkte training uitgevoerd kunnen worden door mensen vormen ze een uitgebreid systeem dat op alle locaties kan worden gerepliceerd. Dit systeem beschrijf je vervolgens in je handboek. Dit deel van het handboek wordt ook wel het operationele handboek of kwaliteitshandboek genoemd. 

Lees ook: Het verschil tussen systemen, processen, SOP’s & SOC’s

Identificeer bedrijfssystemen 

Begin met het identificeren van de bedrijfssystemen binnen de functies van jouw bedrijf. De meeste bedrijven, ongeacht hun grootte, hebben vergelijkbare hoofdsystemen: 

• Product / Dienstverlening & Assortiment 
• Marketing & Sales 
• Automatisering 
• Inkoop & logistiek 
• Training & Opleiding 
• Begeleiding & formulebewaking 
• Administratieve Organisatie 

Deze systemen bevatten veelal ook subsystemen. Binnen marketing kan je bijvoorbeeld een online boekingssysteem, een contentmanagementsysteem, een online advertentiesysteem en andere subsystemen hebben. Zo kan ook sales bijvoorbeeld aftersales, onboarding-, feedback- en retentiesystemen omvatten.

Aan de slag met systeemimplementatie 

Het is onmogelijk om een bedrijf helemaal stop te zetten om rustig alle systemen en processen uit te schrijven om daarna weer verder te gaan. Daarom beginnen we altijd met die zaken waar we de grootste positieve impact mee kunnen realiseren: 

1. Identificeer systemen en processen: We helpen je bij het bepalen van de belangrijkste systemen, subsystemen en bijbehorende processen binnen jouw organisatie. 

2. Prioriteren: We concentreren ons één systeem tegelijk. Bijvoorbeeld de onboarding van nieuwe vestigingsmanagers. 

3. Uittekenen proces en ontwikkelen SOP's & SOC’s: Gezamenlijk creëren we gedetailleerde SOP’s en overzichtelijke SOC’s voor elke stap in het proces en zorgen we ervoor dat ze op alle locaties toepasbaar zijn. 

4. Test en optimaliseer: We ondersteunen bij het implementeren van het systeem op meerdere locaties en creëren een systeem om doorlopend verbeteringen aan te kunnen brengen. 

Stroomlijn jouw activiteiten en zorg voor operational excellence op alle locaties 

Door bedrijfssystemen op meerdere locaties te begrijpen en te implementeren, kan je de bedrijfsactiviteiten stroomlijnen, chaos verminderen en betere resultaten behalen. Wij helpen je bij het in kaart brengen van de benodigde systemen, het stroomlijnen van processen en het ontwikkelen van gedetailleerde procedures als onderdeel van je handboek. Zo verhoogt je de kwaliteit van jouw dienstverlening en de efficiëntie terwijl het aantal fouten verminderd. 

Klaar om jouw bedrijfssystemen te stroomlijnen en consistentie te garanderen op al jouw locaties? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over hoe ons deskundige team je kan helpen bij het implementeren van effectieve bedrijfssystemen die succes stimuleren.