Formule Check-up: Actualiseer & optimaliseer jouw organisatie

Wil je jouw formule aan de actualiteit toetsen en beoordelen op volledigheid? Ben je ook benieuwd of jouw documenten en processen bijvoorbeeld nog passen bij de eisen die op dit moment door franchisenemers en de wetgever gesteld worden? Dan is een formule check-up wellicht iets voor jou. Met een formule check-up maak je jouw formule toekomstbestendig en geeft handvatten om het rendement en de kwaliteit binnen je organisatie verder te verbeteren. Een formule check-up is altijd maatwerk. Indien je interesse hebt in een volledige check-up dan beslaat deze de volgende onderdelen:

Volledigheid beschreven bedrijfssystemen

Gedocumenteerde systemen maken het mogelijk om de bedrijfsactiviteiten te stroomlijnen en consistentie behouden op alle bedrijfslocaties. Een systeem is een verzameling van processen, middelen en mensen. Processen zijn reeksen stappen, die verder worden beschreven in Standaard Operationele Procedures (SOP's) en overzichtelijke Standaard Operationele Checklists (SOC’s). (Zie voor meer informatie: Het verschil tussen Systemen, Processen, SOP's en SOC's.)

Het is voor een succesvol bedrijf niet essentieel om alles tot in detail gedocumenteerd te hebben. Echter als er op bepaalde vlakken binnen de organisatie regelmatig dingen fout gaan of frustratie heerst is dit veelal een teken van ontbrekende, onvolledige of incorrecte systemen en processen. Tijdens een formule check-up maken we inzichtelijk welke dit zijn met een concreet implementatieplan om deze op te lossen. Hierbij bekijken we alle aspecten van de bedrijfsvoering: 

• Product / Dienstverlening & Assortiment
• Marketing & Sales
• Automatisering
• Inkoop & logistiek
• Training & Opleiding
• Begeleiding & formulebewaking
• Administratieve Organisatie

Check-up van de financiële afspraken (in geval van franchise)

Als het een franchiseformule betreft brengen we met behulp van het Franchise Exploitatie Model brengen de impact van de huidige financiële afspraken in kaart. De basis hiervoor is het franchisevergoedingenstelsel. Dit combineren we met de ervaringscijfers die jouw organisatie heeft, waaronder gemaakte en geplande investeringen, kosten en opbrengsten. Zo maken we het individuele verdienmodel van zowel franchisegever als franchisenemer inzichtelijk. De koppeling tussen het rendement van franchisegever en franchisenemers maakt het tevens mogelijk om te beoordelen of het huidige vergoedingenstelsel nog steeds in balans is.

Het handboek

Het handboek behoort de spil van elke organisatie te zijn en is per definitie een dynamisch onderdeel van de formule. Afhankelijk van de organisatie kan dit uit allerlei delen bestaan. Denk aan een kwaliteitshandboek, een franchisehandboek, een visual merchandise handboek, et cetera. Ons advies is dan ook het handboek minimaal één keer per jaar, maar liefst doorlopend en verdeeld over het jaar, te actualiseren. Mede afhankelijk van de snelheid waarmee ontwikkelingen in de franchiseformule zich voor doen. Wij kunnen door middel van het doornemen van de inhoud beoordelen of jullie handboek volledig is en aan de actualiteit voldoet.

Daarnaast voeren we als jullie een franchiseorganisatie zijn een consistentie check uit op de inhoud van het franchise handboek met het franchise contract, vanwege de juridische koppeling die tussen beide documenten bestaat.

Desgewenst kunnen we jullie adviseren over het realiseren van een gespecialiseerd online handboeken- en communicatiesysteem voor eenvoudiger onderhoud en beter intern kwaliteitsmanagement.

Franchise contract (indien van toepassing)

Contractuele afspraken worden op een bepaald moment gemaakt op basis van het concept en met de kennis van dat moment. In de loop der tijd, onder invloed van toen nog niet voorziene omstandigheden, is het vaak nodig afspraken te wijzigen. Bijvoorbeeld vanwege nieuwe wetgeving of vanwege wijzigingen in de formule en de wijze van samenwerken.

Het is daarom belangrijk de franchiseovereenkomst met enige regelmaat te laten checken en aan te passen aan de veranderingen in de praktijk. Een logisch moment om het aangepaste franchise contract in te voeren is bij afloop van de contractperiode met een franchisenemer. Dit is het moment wanneer franchisegever en franchisenemer normaliter voor de daarop volgende periode een nieuwe overeenkomst aangaan. Het is daarbij van belang dat er wederzijds vertrouwen bestaat. Het vernieuwde contract zal dan een duidelijke voortzetting zijn van de eerdere versie met voor beide partijen logische en redelijke aanpassingen. 'Onredelijk bezwarende' wijzigingen mogen in principe niet voorkomen.

Resultaat formule check-up

De afronding van de formule check-up is een advies inzake de verdere aanpak en professionalisering van de organisatie, alsmede een plan van aanpak voor de realisatie. Oftewel, wat kan of moet verbeterd of aangepast worden om niet alleen duurzaam succesvol te blijven, maar juist nog succesvoller te kunnen worden. Het plan van aanpak geeft tevens het geadviseerde tijdspad c.q. temporisering aan van de benodigde acties aan. Waar mogelijk geven we uiteraard direct advies om 'quick wins' te realiseren.