Financiën & Business Intelligence: optimaliseer het rendement van jouw keten

Bij het runnen van een keten leidt groei niet altijd tot winst. Hoewel groei belangrijk is, kan het voorkomen dat een organisatie te snel of op verkeerde locaties uitbreidt, of dat de inefficiëntie toeneemt. Dit kan de organisatie onder druk zetten. Bij het zoeken naar manieren om de winstgevendheid en cashflow van jouw keten te verbeteren, is het belangrijk om de resultaten van je bedrijf scherp inzichtelijk te hebben en zowel top-line strategieën als bottom-line strategieën te overwegen. We nemen je er graag in mee tijdens onze workshops financiën.

Top-line technieken

Top-line zegt het eigenlijk al, aan de bovenkant van de exploitatie groei realiseren. Dit kan door de omzet per klant of het aantal klanten te verhogen. Er zijn allerlei mogelijkheden om de omzet te verhogen, hieronder een aantal voorbeelden:

• Promotieactiviteiten intensiveren
• Nieuwe producten en/of diensten toevoegen aan het huidige aanbod
• Prijzen verhogen
• Productkwaliteit verhogen om het merkimago te verbeteren en retourverkopen te verminderen.
• Etc.

Wat de beste mogelijkheid is voor jouw keten is afhankelijk van de branche waar je in bevindt. Bij bijvoorbeeld een schoonheidssalon kan het een mogelijkheid zijn om op dinsdagavond extra open te zijn om extra omzet en klanten te genereren, terwijl dat voor een kledingwinkel dat niet realistisch is vanwege te weinig traffic is in de winkelstraat. Hoe een beter rendement in franchise gecreëerd kan worden, verschilt sterk per branche.

Bottom-line technieken

Veel ketens hebben een solide klantenbestand en een goede omzet in hun locaties, maar kunnen nog steeds moeite hebben om voldoende winst te maken omdat hun kosten te hoog zijn. Sturen op cijfers voor het verlagen van de kosten, het minimaliseren van verspilling en het automatiseren van arbeidsintensieve activiteiten in de organisatie zijn manieren om de winst te verbeteren.

Automatisering

Het automatiseren van routinetaken kan het aantal mensen dat nodig is om een service te voltooien en een (franchise)keten te beheren aanzienlijk verminderen. Door essentiële maar repetitieve en alledaagse taken zoals facturering, planning, online betalingen enz. te automatiseren, kan je de benodigde arbeidsinzet verlagen en/of kunnen werknemers en eventueel franchisenemers hun tijd en expertise gebruiken voor belangrijke aspecten zoals het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. 

Bij het gebruik van de juiste tools voor procesautomatisering kunnen ketens profiteren van processen die betrekking hebben op:

• Marketing en verkoop, voor functies zoals e-mail, social media, rapportage en tracking om de inspanningen te optimaliseren
• IT, zoals geautomatiseerde onderhouds- en statusrapporten en een ticketingsysteem
• Administratieve taken, zoals automatisering in boekhoudsystemen financiële dashboards met stuurinformatie op basis van KPI's, KRF's en KSF's. 
• Logistiek, een bedrijf dat vaak ondersteuning zoekt bij het routeren, labelen, bestellen en volgen van zendingen
• Human resources & franchisemanagement, voor onboarding van medewerkers en franchisenemers, contractmanagement, dossiervorming en voor medewerkers secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisverwerking.

Manieren om de kosten te verlagen

Er zijn daarnaast nog allerlei andere mogelijkheden om kosten als hoofdkantoor of als vestiging te verlagen, hieronder een aantal voorbeelden:

• Beoordeel de personeelsplanning. Bekijk roosters, personeelsinzet en overuren en overweeg waar aanpassingen kunnen worden doorgevoerd zonder dat de klant hierdoor wordt benadeeld.
• Voorraadbeheer optimaliseren
• Alle huidige kosten analyseren, zijn deze nog steeds nodig/relevant en is de inkoop nog concurrerend?
• Analyseer de marketingactiviteiten. Bestaat de huidige marketingaanpak nog steeds uit de optimale mix, of zijn er optimalisaties mogelijk?
• Et cetera.

Zorgplicht van Franchisegever

Eén van de redenen waarom een franchisenemer zich aansluit is, omdat hij een voorsprong heeft op de ‘reguliere ondernemer’ qua naamsbekendheid. Dat resulteert vaak in een hogere omzet en hoger aantal klanten in vergelijking met de reguliere ondernemer. Aan de andere kant profiteert een franchisenemer van kostenbesparing, het efficiënt inrichten van processen en procedures en ervaring van de franchiseorganisatie. Indien bovenstaande zaken niet goed zijn ingericht, is het jouw taak als franchisegever om hier aan de slag te gaan vanwege jouw zorgplicht tegenover jouw franchisenemers.

Dit is ook belangrijk omdat franchsienemers vaak zo hard werken in de zaak, dat ze onvoldoende aan de zaak werken. Vaak hebben ze bijvoorbeeld geen idee wat het voor hun eigen inkomsten betekend als er extra omzet wordt gecreëerd. Bijvoorbeeld door slechts 1 klant extra per dag te helpen of door consistent een bepaald aanvullend product of aanvullende dienst aan de klant aan te bieden. Zonde, want met (vaak) eenvoudige handelingen kan het rendement in franchise aanzienlijk verbeterd worden.

Cashflow optimaliseren

Net zo belangrijk als de fundamentele winstgevendheid van de organisatie is het beheren van de geldstromen, ofwel cashflow. Een bedrijf kan op papier zeer winstgevend zijn en toch failliet gaan doordat de organisatie zo veel investeert in de groei dat er onvoldoende geld is om aan alle financiële verplichten te voldoen. Dan groeit een bedrijf kapot. In zo'n situatie zijn er drie oplossingsrichtingen:

1. Langzamer groeien
2. Extra financiering aantrekken
3. Cashflow optimaliseren

Deze laatste optie is de beste, maar ook lastigste optie. Langzamer groeien kost op de langere termijn immers geld, en extra financiering brengt ook extra financieringslasten met zich mee. Het optimaliseren van de cashflow wordt bereikt door het implementeren van strategieën om klanten eerder te laten betalen, iets wat soms aanzienlijke aanpassingen in het business model kan vereisten. Daarnaast bestaat het ook uit het later betalen van leveranciers wat, indien het verkeerd uitgevoerd wordt, belangrijke samenwerkingen onder druk kan zetten.

Financieel succes vergroten

Succes is een moment. Je kunt het verliezen of verder vergroten. De ontwikkeling van een keten moet altijd doorgaan. Nieuwe kansen moeten gegrepen worden. Door bewust je financiële resultaten te monitoren met behulp van Business Intelligence en vervolgens op basis van de data bij te sturen is dit te realiseren.