Ontwikkeling van het franchisehandboek

Om praktische invulling te geven aan uw franchiseformule moet er een franchisehandboek worden ontwikkeld. De inhoud van het franchisehandboek betreft vooral de praktische operationele vastlegging van de franchiseformule (de dagelijkse handelingen die van franchisenemers gevraagd worden in het draaien van hun onderneming) en een praktische vastlegging van de wijze van samenwerking (bijvoorbeeld de frequentie van overleg, de wijze waarop ideeën aangedragen kunnen worden, etc.). Het franchisehandboek heeft daarnaast een juridische waarde omdat er een directe koppeling is met de franchiseovereenkomst. Omdat geen twee franchiseformules identiek zijn is de ontwikkeling van een franchisehandboek, digitaal of fysiek, altijd maatwerk. Hierdoor kan het een tijdrovende klus zijn. Wij helpen u op verschillende wijzen waarmee we u veel tijd besparen in het creëren van een handboek van hoge kwaliteit.

Waarom is een franchisehandboek belangrijk?

Het franchisehandboek is van grote toegevoegde waarde voor u en uw organisatie op operationeel en juridisch vlak. In het franchisehandboek wordt namelijk alle vertrouwelijke kennis (knowhow) en kunde vastgelegd.

Operationeel

In het franchisehandboek staat alle praktische kennis die een franchisenemer nodig heeft om zijn of haar vestiging te kunnen exploiteren. Wij zeggen altijd tegen onze klanten: “Geef uw franchisenemer het franchisehandboek bij de opening van zijn of haar vestiging en hiermee zou de franchisenemer zelfstandig, zonder contact met u op te nemen, zijn of haar vestiging succesvol moeten kunnen exploiteren”. Dit geeft weer hoe gedetailleerd een franchisehandboek idealiter is én wat voor toegevoegde waarde het heeft.

Het franchisehandboek creëert duidelijkheid voor franchisenemers en ontlast daardoor ook het franchisemanagement. Zaken die duidelijk in het franchisehandboek beschreven staan hoeft het franchisemanagement niet eindeloos individueel aan franchisenemers uit te leggen. Een goed franchisehandboek scheelt dus veel tijd voor het beantwoorden van vragen.

Het franchisehandboek helpt hierdoor tevens de kwaliteit van de franchiseformule en de bijbehorende processen te borgen. Als het voor alle franchisenemers duidelijk is wat er van hen verwacht wordt, is het franchisehandboek voor het franchisemanagement een leidraad voor het hooghouden van de kwaliteit. Alle elementen die belangrijk zijn met betrekking tot de uniformiteit van de formulekenmerken staat er immers in beschreven.

Onderwerpen die in een franchisehandboek onder andere aan de orde kunnen komen zijn:

• Uitleg over de historie, visie en missie van de franchiseformule
• Dagelijkse bedrijfsvoering
• Assortiment
• Inkoop
• Personeelsmanagement
• Promotie
• Huisstijl
• Bouwmanual
• Visual Merchandise
• Administratie & Verzekeringen
• Franchise afspraken (overlegstructuur, contacten, etc.)

Juridisch

Zoals hierboven aangegeven wordt in een franchisehandboek de franchise afspraken die in de franchiseovereenkomst staan verder uitgewerkt. Dit voorkomt dat een franchiseovereenkomst onnodig lang wordt en behoud flexibiliteit om de franchiseformule door te kunnen blijven ontwikkelen. In de franchiseovereenkomst worden verwijzingen gemaakt naar het franchisehandboek waarin het desbetreffende onderwerp nader wordt toegelicht. Dit geeft het franchisehandboek een juridische waarde waardoor het ook juridisch een essentieel onderdeel is voor uw franchiseformule.

Het franchisehandboek als wervingsmiddel

De aanwezigheid van een franchisehandboek heeft een hoge toegevoegde waarde tijdens de werving van franchisenemers. Indien uw handboek er professioneel uit ziet en de processen en procedures duidelijk omschreven zijn, krijgen franchisenemers ook een professionele indruk van uw franchiseformule. Het is dus een overtuigend wervingsmiddel op zich waardoor aspirant-franchisenemers voor uw franchiseformule kiezen in plaats van een alternatief.

Online handboek

In het verleden was het franchisehandboek vaak een fysieke losbladige ringmap die aan franchisenemers werd overhandigd. De franchisenemer las deze door en had hem ter naslagwerk op zijn of haar vestiging liggen. Tegenwoordig kiezen sommige franchisegevers niet meer voor deze optie, maar kiezen ze ervoor het franchisehandboek via de cloud beschikbaar te stellen in pdf vorm. Alhoewel het bijwerken van het franchisehandboek op deze wijze voor de franchisegever eenvoudiger is, maakt dit het voor de franchisenemers juist lastiger om relevante informatie op te zoeken. Vaak wordt het franchisehandboek hierdoor niet actief gebruikt. Idealiter heeft de franchisenemer altijd eenvoudig toegang tot het franchisehandboek en kunnen ze altijd snel de nodige informatie vinden. Gewoon op hun laptop of smartphone. Een goed online handboeken beheersysteem maakt dit mogelijk en heeft nog diverse andere voordelen:

• Eenvoudige zoekfunctionaliteit
• Automatisch versiebeheer
• Wijzigingen aangeven via notificaties én e-mail
• Inzicht in wie het handboek actief gebruikt
• Altijd toegankelijk via pc, tablet en smartphone
• Flexibel gebruikersbeheer met de mogelijkheid om bijvoorbeeld de rechten zo in te delen dat niet alles voor iedereen inzichtelijk is
• Risico dat het handboek in verkeerde handen valt wordt wezenlijk verkleind

Vanwege onze samenwerking met onze partner Scienta, kunnen we u een handboekensysteem in de cloud bieden voor een betaalbare abonnementsvergoeding. Hierbij ontvangt u doorlopend onderhoud, support en verbeteringen zonder installatiekosten of andere onverwachte kosten. Bij interesse kunnen we voor u kosteloos en geheel vrijblijvend een demo van Scienta verzorgen.

Wij helpen u graag

Zoals u heeft kunnen lezen is het franchisehandboek een onmisbare set documenten in uw franchiseorganisatie. Het is écht maatwerk en kan een aanzienlijke hoeveelheid tijd in beslag nemen tijdens de ontwikkelingsfase. Vragen kunnen naar boven komen zoals “Wat moet er in het handboek te komen staan?”, “Wat mogen aspirant-franchisenemers wel of niet lezen in deze fase van het traject?” en “Hoe zorg ik ervoor dat het handboek ook zijn juridische waarde behoudt?”. Koelewijn & Partners helpt u hier graag bij. We combineren uw kennis van alle ins & outs van uw concept met betrekking tot onder andere de praktische dagelijkse operationele zaken met onze kennis van de optimale uitwerking van franchise gerelateerde afspraken. Zo profiteert u van onze ervaring in het maken van franchisehandboeken en maken we het proces eenvoudig en efficiënt.