Online franchisehandboek

Waarom is een online franchise handboek onmisbaar voor succes?

Franchisehandboek
Automatisering

“Nee hoor, ons franchise handboek is nog prima up-to-date!”

“Dat is fijn om te horen! Wanneer is er door verschillende mensen binnen de organisatie naar de inhoud gekeken?”

“Eens even kijken, …. (stilte) ….nou, eh, we hebben in 2018 nog een inventariserend rondje gedaan! Oeps, de tijd gaat snel!”

Bovenstaand is een waargebeurd fragment uit een gesprek met een franchiseorganisatie van toch serieuze omvang. En helaas staat deze organisatie hier niet alleen in.

Belang van het franchise handboek

Het franchise handboek maakt de franchiseformule tastbaar. In het franchise handboek is de operationele invulling vastgelegd. Het dient als hulpmiddel voor de franchisenemer. Voorafgaand aan de start en tijdens de exploitatie. Daarnaast, en dit is misschien nog wel belangrijker, heeft het franchise handboek juridische waarde. Dit vanwege de koppeling tussen het franchise handboek en de franchiseovereenkomst. Het is dan ook van groot belang dat de inhoud van beide documenten in overeenstemming is met elkaar.

Als goed franchisegever is het jouw verantwoordelijkheid en zorgplicht om jouw franchisenemers te begeleiden en te ondersteunen gedurende de franchisesamenwerking. Wat houdt dat dan concreet in? Denk bijvoorbeeld aan ondersteuning op het vlak van:

  • Alle inkoop-, voorraadbeheer en verkoopprocessen.
  • Het praktische en doelmatig ontsluiten van de juiste en meest recente informatie over interne en externe besluiten, processen, benchmarkgegevens en alle ontwikkelingen daarin.
  • Het op gang brengen en houden van een intensieve, energieke en inspirerende two-way communicatiestroom.
  • Regelmatige reality-checks door meerdere verantwoordelijken vanuit alle lagen van het bedrijf. Wat is er ‘ooit bedacht’ en hoe functioneert de formule momenteel ten opzichte daarvan?

Dit zijn processen die niet mogen ontbreken binnen elke zichzelf respecterende en professionele franchiseorganisatie!

Onze ervaring leert dat vanwege de dagelijkse hectiek en prioriteiten franchisegevers niet (voldoende) toekomen aan het onderhouden van dit belangrijke en dynamische document. Het creëren van een gezamenlijke en gedeelde verantwoordelijkheid hierin, voor zowel franchisegever en franchisenemers, kan dan uitkomst bieden.

Online franchise handboek heeft talloze voordelen

Met een fysiek franchise handboek is het proces om wijzigingen door te voeren zeer inefficiënt. Krijg elke franchisenemer maar eens zo ver om toegestuurde gewijzigde pagina’s daadwerkelijk te vervangen in hun fysieke franchise handboek! Wellicht stel je jouw franchise handboek momenteel al digitaal ter beschikking aan jouw franchisenemers. Bijvoorbeeld via een pdf bestand via de cloud beschikbaar is. Binnen een PDF is het echter lastig navigeren en zoeken. Daarnaast zijn PDF-bestanden op smartphones in de regel moeilijk leesbaar. Kortom, met een online gedeeld franchise handboek in de vorm van een PDF is het voor franchisenemers lastig snel de juiste informatie te vinden. Vaak wordt het franchise handboek hierdoor niet actief gebruikt. Een effectief franchise handboek moet dus voor beide partijen overzichtelijk, efficiënt, tijdbesparend en makkelijk toegankelijk zijn.

Een gespecialiseerde online oplossing biedt hiervoor de uitkomst! Een online franchise handboek in een passend cloud systeem biedt diverse voordelen:

  • Op verschillende (toegang- en verantwoordelijkheid) niveaus taken aan elkaar kunnen toewijzen.
  • Het gebruik van het franchisehandboek actief kunnen monitoren.
  • Franchisenemers de mogelijkheid bieden wijzigingsvoorstellen in te dienen.
  • Agenda’s en jaarkalenders publiceren en gemakkelijk bijwerken.
  • Bestelformulieren en andere formulieren binnen het franchise handboek integreren.
  • Samen aan artikelen werken.
  • Lees- en bewerkverplichtingen instellen en monitoren.
  • Automatisch versiebeheer.
  • Gemakkelijk doorzoekbaar met intuïtieve zoekfunctionaliteit.
  • Moderne portal en interface met eigen look & feel.
  • Reguliere reminders voor het nalopen van (delen van) het franchise handboek inplannen.
  • RSS-feed mogelijkheden.
  • Chatfunctie.
  • et cetera.

Om deze en vele andere redenen kiezen moderne franchiseorganisaties tegenwoordig voor een online franchise handboek van Scienta, zoals Kwalitaria.

Online franchise handboek in een betaalbaar abonnement

Koelewijn & Partners heeft hiervoor een up-to-date online systeem beschikbaar in samenwerking met onze partner Scienta. Dit systeem biedt een aantal wezenlijke voordelen. Het is in de cloud beschikbaar en wordt doorlopend onderhouden en verbeterd zonder bijkomende kosten. Geen opstart kosten, geen maatwerk en ook geen andere onverwachte kosten. Dankzij de goede afspraken die hierover hebben kunnen maken, is dit alles voor franchisegevers beschikbaar in de vorm van een zeer betaalbaar abonnement.

Door deze manier van werken is het online franchise handboek een gedeelde verantwoordelijkheid voor zowel franchisegever als franchisenemer. Iedereen is op hetzelfde moment op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en men houdt elkaar scherp. Factoren die onmisbaar zijn voor uw succes!

Plan een demo van het online franchise handboek systeem

Nieuwsgierig wat een online franchise handboek voor uw organisatie kan betekenen? Plan dan direct een vrijblijvende online demo in met één van onze franchise consultants.