Verschil tussen Systemen, Processen, SOP's en SOC's 

Verschil tussen systemen, processen, SOP's en SOC's 

Als je het spoor bijster raakt in een poging het verschil te begrijpen tussen systemen, processen, SOP's (Standaard Operationele Procedures) en SOC's (Standaard Operationele Checklists), dan is dit artikel voor jou. Wij leggen elk van deze termen uit, hoe en waar je ze kunt gebruiken, en geven voorbeelden. Daarmee zal je begrijpen hoe deze essentieel zijn om schaalvoordelen in jouw bedrijf te behalen zonder gek te worden en alle operationele problemen ook op te schalen.  

Wat is een systeem? 

Een systeem is opgebouwd uit een verzameling van processen, middelen, mensen en interfaces.  

Wat is een proces? 

Een proces is eenvoudigweg een reeks stappen die nodig zijn om iets keer op keer af te ronden. Als iets goed werkt in jouw bedrijf en je wilt het herhalen, zet je het om in een proces. Bijvoorbeeld, een verkoopgesprek met een potentiële klant kan een proces zijn: eerst een e-mail sturen, dan een telefoongesprek, en tenslotte een offerte ter ondertekening sturen.  

Terug naar systemen 

Een systeem is dus een verzameling van processen, middelen, mensen en hoe deze met elkaar interacteren. Bijvoorbeeld, in jouw marketingsysteem kunnen verschillende processen zoals SEO, e-mailmarketing en het boeken van afspraken met middelen als Calendly en Microsoft Teams zijn geïntegreerd. Binnen het operationele systeem van een restaurant kunnen verschillende processen zoals het maken van pizza’s het bezorgen hiervan zijn geïntegreerd. 

Hoe presenteren we processen? 

Processen kunnen worden gepresenteerd als schematische workflows of stapsgewijze handleidingen. Het doel is om ze duidelijk te documenteren zodat ze gedelegeerd kunnen worden. Dit moet rol-afhankelijk zijn en niet persoonsafhankelijk, zodat jouw bedrijf niet afhankelijk is van één persoon.  

Wat zijn SOP's en procedures? 

SOP's (Standaard Operationele Procedures) zijn gedetailleerde instructies over hoe specifieke taken moeten worden uitgevoerd. Deze moeten duidelijk en eenduidig zijn, zodat er geen twijfel bestaat over de uitvoering en het resultaat. Bijvoorbeeld, een SOP voor een verkoopgesprek zou een gesprekscript, e-mailsjablonen en offertesjablonen en instructies voor overdracht naar het operationele team kunnen bevatten. 

Waarom SOC’s, oftewel Standaard Operationale Checklists? 

SOP’s zijn essentieel om mensen snel te kunnen trainen in nieuwe of aangepaste werkwijzen binnen een organisatie. Wanneer mensen echter eenmaal ingewerkt zijn hebben ze veelal geen tijd en zin meer om keer op keer de gehele procedure door te lezen en letter voor letter te volgen. Dan gaat deze medewerker het vaak uit zijn of haar hoofd doen en dit is het moment dat er weer meer fouten gemaakt worden. Een Standaard Operationale Checklist biedt uitkomst.  

Een SOC is overzichtelijke checklist waarmee een medewerker in één oogopslag kan zien of hij/zij de procedure vanuit het geheugen goed gevolgd heeft. Als de medewerker niet alles kan afvinken betekent dit dat een stap in de procedure niet goed is uitgevoerd en kan de medewerker snel dat stuk van de procedure erbij pakken om de fout te herstellen en neemt de kans op het herhaaldelijk maken van fouten aanzienlijk af.  

Wat zijn interfaces? 

Interfaces zijn tot slot de schakels tussen processen. Zo is er bij een pizza bezorgrestaurant een interface tussen de proces voor het maken van de pizza’s en het proces voor het bezorgen hiervan. Het duidelijk documenteren hiervan helpt de samenhang en de afhankelijkheden tussen processen helder te houden. 

Het implementeren van systemen, processen, SOP's en SOC's 

Veel mensen vragen zich af waar ze moeten beginnen met het identificeren en implementeren van systemen en processen. Daar kan je meer over lezen op onze pagina over het implementeren van bedrijfsprocessen (linken naar de productpagina over implementeren bedrijfsprocessen). Wij helpen je er graag bij!  

Klaar om jouw operaties te stroomlijnen en consistentie te waarborgen? Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe ons deskundige team je kan helpen bij het implementeren van effectieve bedrijfssystemen die succes stimuleren.