Van 10 naar 20 vestigingen: drie knelpunten

Wellicht kent u het gevoel: bij 5 vestigingen belt u elke franchisenemer nog zelf, bij 10 houdt u overzicht, maar voelt u al wel een einde aan de rek. Dan komt de hobbel naar 15 tot 20 en opeens werkt wat altijd werkte niet meer. Niet omdat u het niet wilt (u wilt juist groeien en professioneler worden), maar informeel leiderschap heeft zijn grens bereikt. De dagelijkse hectiek houdt u in het oude patroon.

In dit artikel bespreek ik drie organisatieknelpunten die bepalen of u over die hobbel komt. Herkent u deze signalen, dan is het tijd voor de volgende stap.

Knelpunt 1: Het overleg groeit niet mee

Bij 10 vestigingen werkt informeel overleg nog. Is er iets, dan belt of appt u even, de lijnen zijn kort. Richting 20 is de groep te groot. Ad-hoc beslissingen stapelen zich op, franchisenemers voelen zich niet gehoord en u merkt dat u steeds vaker hetzelfde verhaal moet uitleggen aan verschillende mensen.

Het gevolg: de communicatielijnen worden langer, besluitvorming verloopt stroef en franchisenemers gaan onderling vergelijken: waarom hij wel en ik niet? De Wet Franchise schrijft gestructureerd overleg voor, maar de wet alleen lost niets op. Wat nodig is, is een vorm die past bij de omvang van uw organisatie.

Wat kost dit u? Elke keer dat u een ad-hoc beslissing moet uitleggen aan een andere franchisenemer, kost dat niet alleen tijd, maar ook vertrouwen. Op termijn gaan uw beste franchisenemers zich afvragen of u de organisatie nog wel onder controle heeft. Dat is de stille prijs van vrijblijvend overleg en informele afspraken.

Eerste richting. De overgang van centraal overleg (iedereen aan tafel) naar een franchiseraad met afvaardiging. Een reglement, verkiezingen en een duidelijke adviserende rol. Het hoeft niet meteen perfect. Een externe voorzitter kan helpen om het overleg uit de emotie te trekken en structuur te brengen.

Knelpunt 2: U blijft te veel zelf doen

"Ik weet dat het moet, maar ik doe het liever zelf, dan gebeurt het tenminste goed." Herkenbaar? Bij 10 vestigingen kan dat nog. Richting 20 niet meer. Alles moet langs u, niets gebeurt zonder uw akkoord en de organisatie groeit ondertussen uit elkaar of komt tot stilstand. U wordt de bottleneck.

Het signaal: u hoort "bij ons doen we het al jaren zo" van een franchisenemer. Uniformiteit en consistentie zijn alleen haalbaar als processen loskomen van personen. Zolang u de enige bent die weet hoe iets moet, staat de kwetsbaarheid van de hele organisatie op uw schouders.

Wat kost dit u? Elke week dat u processen niet vastlegt, werkt u harder in plaats van slimmer. De verborgen kosten zitten niet in systemen of het uitschrijven van processen, maar in de tijd die u besteedt aan het voor de derde keer uitvinden of uitleggen van het wiel.

Eerste richting. Kies een proces waar u nu achterloopt en systematiseer dat. Niet alles tegelijk. Een van de krachtigste manieren om te bepalen welk proces het eerst vraagt om systematisering is via benchmarking. Welke KPI's hanteert u nu? Welke sturen echt op succes en waar zijn quick-wins mogelijk? Door een paar objectieve maatstaven in te voeren, creëert u een gesprek over prestaties in plaats van een gesprek over gevoelens. U weet dan niet alleen waar het knelt, maar ook hoe erg.

Vraag uzelf daarna af: wie kan dit overnemen? Het handboek is waar systematisering landt. Het heeft niet alleen operationele waarde, maar ook juridische waarde door de koppeling met de franchiseovereenkomst.

Knelpunt 3: Consistentie versus maatwerk

Stel, u heeft een franchisenemer die al 8 jaar draait en altijd top presteert. De afgelopen kwartalen loopt hij uit de pas op twee processen. Vroeger belde u even en was het geregeld. Nu belt een andere franchisenemer: "waarom mag hij dat wel?"

Dit scenario speelt bij elke groeiende franchiseorganisatie. Bij 10 vestigingen regelt u nog persoonlijk dingen met een franchisenemer die tegen zaken aanloopt. Een uitzondering op de betalingscondities, een tijdelijke afwijking van het assortiment. Dat gaat goed zolang de groep klein is. Bij 20 wordt dat onhoudbaar. Franchisenemers vergelijken onderling en "waarom hij wel en ik niet?" wordt een serieus probleem.

Het signaal: u merkt dat u steeds vaker moet uitleggen dat iets een uitzondering was. Op een gegeven moment gelooft niemand dat nog. Zonder handhavingsbeleid ontstaat er een cultuur van rekken en de Wet Franchise erkent het belang van gelijke behandeling. De spanning tussen ondernemersvrijheid en uniformiteit binnen de formule is de kern van het franchisevak, maar wordt groter naarmate de organisatie groeit.

Wat kost dit u? Niet alle variatie is verkeerd. Sommige uitzonderingen zijn wijs. Maar als u ze niet vastlegt en borgt, worden ze de nieuwe norm zonder dat u daar bewust voor kiest. De prijs van consistentieverlies is een verwaterd merkimago dat u pas over jaren terugziet in de omzetcijfers.

Eerste richting. Een auditcyclus hoeft geen politiestaat te zijn. Het is een gespreksinstrument. Erkenning voor goede naleving werkt beter dan alleen sancties. Leg uitzonderingen vast met een vervaldatum, zodat ze niet eeuwig doorwerken.

Wat ik zie bij organisaties die de overgang wel maken

Ik zie ook organisaties die de overgang van informeel naar gestructureerd wel soepel maken. Daar is het franchiseoverleg geen verplicht nummer, maar een plek waar strategische keuzes worden getoetst voordat ze worden doorgevoerd. Daar is het handboek geen verplichting, maar een naslagwerk dat nieuwe franchisenemers op snelheid brengt. Het verschil is niet de wil, bijna elke franchisegever wil professioneler worden. Het verschil is de aanpak: stap voor stap, beginnen bij het knelpunt dat de meeste wrijving geeft.

Organisatie klinkt als bureaucratie. In de praktijk is het het fundament om op te kunnen schalen.

Waar staat u?

Loop deze vijf vragen even langs. Ze geven een beeld van waar u staat.

1. Overleg: heeft u een schriftelijk overlegreglement met uw franchisenemers?
2. Systematisering: zijn uw processen vastgelegd in een actueel handboek dat losstaat van personen?
3. Consistentie: kunt u de top 3 uitzonderingen van de afgelopen 12 maanden benoemen en uitleggen?
4. Evaluatie: heeft u een vast moment waarop u het handboek en de overlegstructuur evalueert?
5. Vooruitkijken: weet u welke organisatieonderwerpen de komende 2 jaar op u afkomen?

Uw score:

• 0-2 keer ja: tijd voor een verkennend gesprek.
• 3-4 keer ja: u bent op de goede weg. Prioriteer de knelpunten die het meest wrijven.
• 5 keer ja: u loopt voorop. Blijf evalueren en deel uw ervaringen met andere franchisegevers.

Van knelpunt naar groeiversneller

Elk van de drie knelpunten is oplosbaar als u weet welk knelpunt bij u het hardst wrijft. De eerste stap is dus niet een compleet nieuwe werkwijze, maar een helder beeld van waar u staat.

Daarom bieden we een gratis eerste inventarisatie aan waarbij één van onze consultants  in 1 tot 2 uur de drie knelpunten met u door neemt en helpt prioriteren. Geen verplichtingen of dik rapport, maar een scherp beeld van wat er speelt en wat de eerste logische stap is.

Wilt u weten welk knelpunt bij u het eerst om aandacht vraagt? Plan uw gratis inventarisatie!