Heeft uw franchisevereniging ondersteuning nodig?

Franchisenemers en franchisegever overleggen met elkaar. Wordt een franchiseorganisatie groter dan ontstaat er behoefte aan overleg tussen franchisegever en een collectief van franchisenemers. Dit gebeurt eerst in een informeel overleg en later in de ‘franchiseraad’, ook wel ‘franchiseoverleg’ of ‘centraal overleg’ genoemd.

Franchisenemers organiseren zichzelf vaak gaandeweg in een franchisevereniging. Daarmee ontstaat er een zogenaamde ‘formele entiteit’ tegenover of naast de franchisegever. De vereniging is een democratisch orgaan met een gekozen bestuur die namens de aangesloten franchisenemers spreekt. Individuele bestuursleden dragen dan verantwoordelijkheid namens aangesloten franchisenemers.

Maar franchisenemers hebben vaak onvoldoende tijd en/of geen ervaring met alle formaliteiten die daarmee gepaard gaan. Denk onder meer aan statuten, reglementen, jaarverslag en bijvoorbeeld aparte btw-aangiften. Ook wordt het bestuur van de vereniging geconfronteerd met ingewikkelde zaken die economisch of juridisch complex zijn. Of met issues waar franchisenemers onderling verschillende opvattingen over kunnen hebben. Dan kan externe ondersteuning wel eens uiterst nuttig zijn.

Koelewijn & Partners heeft jarenlange ervaring in het bijstaan van franchiseraden en franchiseverenigingen. Er zijn drie basisvormen, allen mogelijk als onafhankelijke partij:

• Voorzitter van de vereniging
• Adviseur van de franchisevereniging
• Voorzitterschap van het centraal overleg met de franchisegever

Voorzitterschap van de franchisevereniging

Als voorzitter zitten we de bestuursvergadering(en) en jaarvergadering voor van de franchisevereniging. Ook kunnen we de vastlegging verzorgen van deze bijeenkomsten. Onze werkzaamheden zijn in de regel:

• Voorbereiden van de vergaderingen
• Telefonische voorbespreking
• Verzenden van uitnodigingen
• Leiden van de vergaderingen
• Notuleren van de vergaderingen
• Uitwerken van de notulen
• Verzenden notulen aan de leden
• Bewaken van besluiten
• Contact onderhouden met de leden en het bestuur van de vereniging

Onze functie is in deze optie primair gericht op het technisch of onafhankelijke voorzitterschap, procesondersteuning en de verslaglegging van de bijeenkomsten. Belangrijk onderdeel van de taak van de onafhankelijk voorzitter is vaak ook om de verbinding te bevorderen tussen de franchisenemers onderling.

Adviseur van de franchisevereniging

Wil en/of kan het bestuur het voorzitterschap zelf uitvoeren dan is het ook mogelijk om Koelewijn & Partners in te schakelen als onafhankelijk adviseur voor de franchisevereniging. Het kan om verschillende redenen nuttig zijn om een onafhankelijk adviseur in te schakelen. Bijvoorbeeld als:

• Er verschillen zijn van inzicht binnen (leden van) de franchisevereniging
• Bepaalde problemen binnen de franchiseformule maar niet opgelost worden en het bestuur zich afvraagt wat redelijk en billijk is
• Het bestuur zoekt een sparringpartner met meer ervaring hoe om te gaan in het bestuurlijk overleg met de franchisegever
• De franchisesamenwerking vernieuwd moet worden, waarbij er tegengestelde belangen zijn tussen franchisegever en franchisenemers en/of tussen franchisenemers onderling
• Tijdelijk extra expertise nodig is op specifieke franchise onderwerpen

Deze onderdelen kunnen afhankelijk van de afspraken ook deel uitmaken van het takenpakket van de onafhankelijk voorzitter die hiervoor beschreven is.

Voorzitterschap van het centraal overleg

Ook komt het regelmatig voor dat franchisegever en franchisenemersvertegenwoordiging ervaren dat het moeilijk is om enerzijds te focussen op de inhoud en ook op het proces in de overlegvergaderingen. Of dat het resultaat van het overleg ondanks alle tijdsbesteding te gering is.  Een onafhankelijk ter zake kundige voorzitter kan dan een oplossing zijn. Dat geldt ook bijvoorbeeld als het centraal overleg al een tijdje stroef verloopt. Maar ook als partijen eenvoudigweg het ‘onafhankelijk outsourcen’ van het voorzitterschap en de verslaglegging prefereren.  Voordeel van een dergelijke rol is dat de onafhankelijk voorzitter bijvoorbeeld ook kan bemiddelen tussen de franchisenemersvereniging en franchisegever.  

Praktisch en gedegen kosten besparen

Het is niet zomaar te zeggen welke basisvorm het beste is voor uw franchiseorganisatie. Daarvoor is een kennismakingsgesprek noodzakelijk. Onze jarenlange ervaring met overleg tussen franchisegever en franchisenemers wijst wel uit dat structurele ondersteuning niet zozeer geld kost maar vooral veel geld bespaart. Met name doordat:

• Er een consequente opvolging plaatsvindt van de overleggen
• Tijd meer effectief en efficiënt besteedt wordt
• Meer concreet resultaat geboekt wordt
• Door een betere communicatie en uitleg vaak hogere juridische kosten voorkomen kunnen worden
• De adviseur of onafhankelijk voorzitter als olie in de machine kan fungeren

Duidelijk is dat de franchisenemers én de franchisegever er beiden baat bij hebben om professioneel te overleggen. In de praktijk is dan ook vaak zichtbaar dat de franchisegever, afhankelijk van de vorm van ondersteuning, vaak in meer of mindere vorm een financiële bijdrage levert aan een professioneel overleg.  Kortom; kan uw overleg een duwtje in de rug, of meer gebruiken, neem dan contact met ons op.