Zorgt Corona ook voor crisis in contracten?

De coronacrisis: we kunnen er kort over zijn; een humanitaire én een economische ramp. In allerlei branches neemt de vraag naar producten en diensten aanzienlijk af. Onzekerheid is troef. De anderhalvemetersamenleving is ingebed in ons systeem. Inmiddels is de derde golf een feit. De horeca en retail lijdt grote verliezen en de sport- en fitnessscholen blijven ook voorlopig dicht. Maar gelukkig (!) geldt deze misère niet voor elke branche. De supermarktsector, de food delivery & take-away en de pakketbezorgdiensten in z’n algemeenheid realiseren omzetten waar men zelfs in een economische hoogconjunctuur van smult.

Toch is het goed denkbaar dat deze impactvolle tijden voor ingrijpende wijzigingen zorgen. Denk daarbij aan andere bedrijfsprocessen, verdienmodellen of andere noodzakelijke investeringen. Zaken die een zodanige invloed op de inhoud van de samenwerking hebben dat het vereist is om in het contract vast te leggen. Maar kan of mag dat zo maar?

De praktijk

Koelewijn & Partners ondersteunt franchiseorganisaties in elke branche. Zo hebben wij contact met bedrijven die zowel de positieve als de negatieve gevolgen van de coronatijd ervaren.

Een voorbeeld:

Een horeca franchiseformule heeft tijdens de lockdown het bezorgproces operationeel gemaakt. Eerder deed het restaurant niet aan bezorging aan huis. Om toch ‘onder de klanten’ te blijven en nog wat inkomsten te genereren, hebben zij geïnvesteerd in transportmiddelen, verpakkingsmaterialen, IT-structuur om bestellingen en betalingen af te handelen en zijn er aanpassingen in het menu gedaan. Momenteel gebeurt bezorging nog op basis van vrijwilligheid, maar franchisegever wil dit integreren in het concept en daarom na de lockdown verplichten voor alle franchisenemers.

Hoe hier mee om te gaan in het licht van contractuele verplichtingen?

De Wet Franchise en het contract

Sinds 1 januari 2021 is de Wet Franchise in werking getreden. Deze wet geeft aan dat franchisegever de franchisenemer op tijd moet informeren bij ingrijpende tussentijdse wijzigingen. Dat kunnen allerlei wijzigingen zijn. De franchisegever wil bijvoorbeeld een webshop beginnen, een ander assortiment voeren of, zoals in het voorbeeld hierboven, investeren in bezorgfaciliteiten. Maar hij kan ook de fee verhogen of andere tussentijdse kosten voor franchisenemer invoeren. Voor al deze voor franchisenemer ingrijpende veranderingen moet de franchisegever, tenzij het niet boven de in het contract opgenomen drempelwaarde uit komt, vooraf toestemming vragen en aan franchisenemer alle relevante informatie geven. Deze informatie moet helder en duidelijk zijn. Een franchisenemer moet de informatie kunnen begrijpen en deze moet zo nodig een toelichting bevatten.

Op tijd

Maar wat is ‘op tijd’ in een crisis situatie? Het is voor te stellen dat de ongewone omstandigheden van nu er voor gezorgd hebben dat franchisegevers versneld beslissingen hebben moeten nemen. Waarschijnlijk zou er vroeger meer over vergaderd en overlegd zijn. Ga er vanuit dat deze slagvaardigheid nodig is om het hoofd te kunnen bieden aan onvoorziene omstandigheden. En wees blij met ontwikkelingen die inspelen op veranderende marktomstandigheden.

Drempelwaarde en instemming

Deze tijdigheid geldt ook als de franchisegever een wijziging doorvoert die een vooraf afgesproken drempelbedrag voorbij gaat. Een drempelbedrag betekent dat de franchisegever de franchiseformule niet eenzijdig kan wijzigen als de impact hiervan boven een bepaalde (financiële) grens. Daarbij bepaalt de wet dat wijzigingen die de franchisegever wil doorvoeren boven de drempelwaarde, alleen met instemming van de franchisenemer mogen worden doorgevoerd.

Franchisegever kan deze instemming op twee manieren verkrijgen. Als er meerdere franchisenemers binnen een formule zijn, kan dit met meerderheid van stemmen vanuit de franchisenemers. De andere optie is dat franchisegever dit individueel regelt met alle franchisenemers die door de wijzigingen geraakt worden. Het is dus essentieel om drempelwaardes op te nemen die voor zowel franchisegever als franchisenemers redelijke en werkbaar zijn.

Lees meer over hoe wij u kunnen helpen jouw franchiseovereenkomst up-to-date te krijgen op: Franchisewet update

Overmachtsbepalingen

Wat deze pandemie ons allemaal tevens geleerd heeft is dat de toekomst per definitie onvoorspelbaar is. Veel van de maatregelen die genomen zijn en de impact daarvan op bedrijven had niemand zich voor corona voor kunnen stellen. De impact die dit heeft op bedrijven valt onder overmacht. De tekst hierover in het burgerlijk wetboek is echter zeer beperkt. Slechts één artikel, als volgt:

"Een tekortkoming kan de schuldenaar niet worden toegerekend, indien zij niet is te wijten aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt."

De praktijk heeft intussen uitgewezen dat dit in veel gevallen onvoldoende is. Daarom kan het verstandig zijn om in het franchisecontract ook een aparte overmachtsbepaling op te nemen. Bijvoorbeeld waarin staat dat de betreffende verplichtingen voor de duur van de overmacht worden opgeschort en hierna weer automatisch hervatten. Zo is een juridisch grijs gebied te voorkomen.

Communicatie is key!

Juist in crisistijden! Vanuit de franchisebranche hebben ons veel verhalen en ervaringen bereikt. Daar waar men vanaf de eerste crisisdag intensief met elkaar communiceerde zien we dat franchisegever en franchisenemers veel van elkaar geprofiteerd hebben. En daardoor sterker uit de strijd komen. Het dagelijks delen van best practices, persoonlijke video’s vanuit de franchisegever, het oprichten van een Corona-task force-commissie, zijn slechts enkele voorbeelden van hoe men naast elkaar is gaan staan. Een cliché, maar gedeelde smart is halve smart. Ook lastiger zaken als juridische wijzigingen en de juiste vastlegging daarvan, hoeven dan niet te leiden tot een contractcrisis.

Tot slot

Een vraag die u zich als franchisegever in ieder geval nu moet stellen; voldoen de contracten die in andere, misschien betere tijden zijn opgesteld nog wel?  Of zijn er wijzigingen nodig? Als u als franchisegever en franchisenemer op een bepaald moment een overeenkomst met elkaar sluit, kunt u namelijk niet weten of die afspraken een tijd later nog actueel zijn. Deze crisis leert ons in ieder geval dat eerder gemaakte afspraken door gevolgen van een pandemie drastisch kunnen veranderen.

Meer informatie?

Wilt u meer informatie of ondersteuning bij het beoordelen van uw franchiseovereenkomst? Neem contact met ons op via onderstaande formulier!

Koelewijn en Partners helpt franchiseorganisaties groei realiseren, in elke ontwikkelingsfase van de franchiseorganisatie. Wij adviseren u hoe u vraagstukken aanpakt of wij kunnen het doen voor u. Alleen of met professionele partners. Ook als u overweegt te gaan starten in de franchise kunnen wij u ondersteunen.