Masterclass juridisch: is uw juridisch pakket op orde?

De Wet Franchise is sinds 1 januari 2021 van kracht. De Wet Franchise heeft voor enkele componenten een overgangsperiode van 2 jaar. Dit zijn de bepalingen over het concurrentiebeding, het instemmingsrecht en de waardebepaling. Alle andere regelgeving van de Franchisewet is sinds 1 januari 2021 van kracht gegaan. Mede door de Wet Franchise is het nóg belangrijker geworden om uw juridische documenten goed op orde te hebben. Door middel van onze Masterclass juridisch helpen we u graag op weg.

Verschillende soorten overeenkomsten

Geheimhoudingsverklaring

Door middel van een geheimhoudingsverklaring (NDA) leggen franchisegever en (aspirant-)franchisenemer afspraken vast over het uitwisselen en/of verstrekken van vertrouwelijke informatie.

Wat wordt er vastgelegd in een geheimhoudingsverklaring?

• Met welk doel wordt de vertrouwelijke informatie door de franchisegever verstrekt?
• Welke informatie wordt als vertrouwelijk beschouwd?
• Wat mag de (aspirant-)franchisenemer wel en niet met deze informatie mag doen?
• Wanneer is informatie vertrouwelijk?
• Door het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring wordt (aspirant-)franchisenemer niet verplicht tot het aangaan van andere overeenkomsten.
• Etc.

Precontractueel Informatie Document

Doel van de Wet Franchise is om de positie van de franchisenemer te versterken. In de Wet Franchise is daarom onder andere een artikel opgenomen over de informatie die een franchisenemer moet ontvangen voordat hij toetreedt tot een franchiseformule:

1. De te tekenen franchiseovereenkomst, inclusief bijlagen.
2. Overzicht van alle te betalen vergoedingen en opslagen en andere bijdragen inclusief toelichting waarvoor deze dienen.
3. Overzicht van de investeringen die de nieuwe franchisenemer moet gaan doen.
4. Informatie over de wijze en frequentie van het franchiseoverleg.
5. Contactgegevens van het vertegenwoordigende orgaan van de franchisenemers (indien aanwezig).
6. Informatie over de financiële gezondheid van de franchisegever.
7. Financiële informatie over de beoogde locatie waar de nieuwe franchisenemer actief zal worden, of informatie van vergelijkbare franchisevestigingen.
8. Alle overige voor de kandidaat-franchisenemer potentieel relevante informatie.

Deze informatie moet de franchisenemer helpen een weloverwogen keuze te maken of hij zich bij de franchiseformule wil aansluiten. Om dit te stroomlijnen adviseren wij u om dit op te nemen in een Precontractueel Informatie Document.

Verwerkersovereenkomst

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is alweer sinds 25 mei 2018 van kracht en nog steeds erg actueel binnen franchise. Deze wet is er om de gegevens van personen te beschermen. Belangrijk dus om hierover afspraken te maken met alle franchisenemers. In de franchiseovereenkomst of in een aparte verwerkersovereenkomst moet worden vastgelegd wie verantwoordelijk is en wie verwerker. Waarom dit moet worden vastgelegd is omdat het kan bijdragen aan de waarde van de bedrijven van franchisegever en franchisenemer. Daarnaast kunnen er sancties opgelegd worden als de AVG niet goed is geregeld binnen uw organisatie.

Franchiseovereenkomst

De meest bekende overeenkomst binnen franchise. De franchiseovereenkomst is een juridisch bindend contract. Het beschrijft de regels van de franchiserelatie waarmee zowel de franchisegever als de franchisenemer hebben ingestemd. Zodra een franchiseovereenkomst is ontwikkeld, is het belangrijk om deze contracten te blijven updaten als er nieuwe wet- & regelgeving komt. Denk bijvoorbeeld aan de Wet Franchise, de groepsvrijstellingsverordening voor verticale overeenkomsten en de AVG.

Privacyverklaring

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft u een informatieplicht. Dat betekent dat u verplicht bent om nieuwe en bestaande klanten duidelijk te informeren over wat u met hun persoonsgegevens doet en waarom. In de praktijk is een online privacyverklaring de handigste manier om hieraan te voldoen. Vaak moet een privacyverklaring aangepast worden aan de hand van de verwerkersovereenkomst.

Onderverhuur franchise

Er is sprake van onderverhuur in franchise als u een ruimte huurt van een derde partij en deze ruimte vervolgens onderverhuurt aan uw franchisenemer. Kiest u ervoor zelf hoofdhuurder te zijn van een locatie, dan zijn er een aantal zaken die u moet regelen. Bijvoorbeeld het realiseren van een koppeling tussen de franchiseovereenkomst en huurovereenkomst. Vervolgens moet dit worden goedgekeurd door de kantonrechter.

Algemene Voorwaarden

We raden u aan om voor uw franchisenemers Algemene Voorwaarden te ontwikkelen. Als een franchisenemer producten en/of diensten levert, dan is het aan te raden om alles rond de (ver)koop en levering vast te leggen in de algemene voorwaarden. In de Algemene Voorwaarden worden afspraken vastgelegd tussen de franchisenemer en de klant. Onderwerpen die aan bod komen zijn; de betaalwijze, hoe een product of dienst wordt geleverd en binnen welke termijn, aan welke voorwaarden het product of dienst moet voldoen, of er garantie op zit en hoe de klachtenafhandeling is geregeld.

Service Level Agreement

In een SLA (ook wel Diensten Niveau Overeenkomst of Service Niveau Overeenkomst genoemd) wordt de kwaliteit beschreven van de diensten die worden geleverd. U kunt hier gebruik van maken als u bijvoorbeeld zelf een CRM-systeem heeft ontwikkeld voor de franchiseorganisatie. Door middel van een Service Level Argeement weet een franchisenemer wat hij kan verwachten van de diensten die hij inkoopt en kan de franchisegever erop worden afgerekend als hij niet de afgesproken kwaliteit levert. Kortom, iedereen weet waar hij aan toe is.

Juridische documenten personaliseren

De juridische documenten zijn altijd een sjabloon die gepersonaliseerd moet worden per franchisenemer. Daarom is het belangrijk om altijd ieder document opnieuw door te lezen om te controleren of hetgeen wat beschreven is van toepassing is voor de nieuwe franchisenemer. Mochten er afwijkingen zijn, dan moet er een addendum worden ontwikkeld. Ook is het van belang dat de tenaamstelling klopt, dat de data overeenkomt met de huurovereenkomst (indien van toepassing) en dat de tekeningsbevoegde wordt ingevuld. Koelewijn & Partners heeft hier jarenlange ervaring in en doen dit veel voor onze klanten.

Masterclass juridisch, word master in franchise!

De fundering van een succesvolle franchiseorganisatie is gebaseerd op goede en kwalitatieve juridische documenten. Zijn deze aanwezig en up to date? We helpen u graag bij het (door)ontwikkelen door middel van onze Masterclass juridisch. Geïnteresseerd in onze Masterclass of voor het op maat maken van de juridische documenten? Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier.