Ben jij klaar voor franchising?

Voorbereiding wordt onderschat

Stel, je hebt een succesvolle sportzaak en wordt regelmatig benaderd door vrienden, kennissen en klanten die enthousiast zijn over het concept en graag zo’n zelfde winkel willen starten. Dit zet je dan toch aan het denken. De schaal- en synergievoordelen bij meer vestigingen spreken je wel aan. Daarnaast ben je wel toe aan een nieuwe uitdaging, maar je zit niet te wachten op extra personeel.

Inmiddels heb je al een aantal serieuze gesprekken gevoerd met een goede vriend en deze wil graag gebruik maken van jouw expertise, ervaring en werkwijze, om een sportzaak onder dezelfde naam in franchise te openen. Jouw vriend heeft ook al een pand op het oog.

Het klinkt wel erg aanlokkelijk. Je plukt een contract van internet en ontvangt een formulehandboek van een goede kennis en past dit aan op jouw formule en klaar is Kees. Het kan allemaal prima in orde zijn, maar is dit wel zo wijs? Je laat je bij gelegenheid leiden door jouw vriend. Beter is het om de tijd te nemen en zorgvuldig de franchise voor te bereiden.

Een optimale invulling van de volgende vier onderdelen zijn bepalend voor het succes van franchise in de retail:

1. de organisatie 
2. de formule 
3. het type ondernemer
4. de locatie

1. De organisatie

Bepaal concreet jouw persoonlijke ambities en jouw lange termijndoelstellingen. Geef vervolgens van te voren duidelijk aan wat je als centrale organisatie doet, maar ook wat je niet doet en kom je afspraken na.

2. De formule (de opzet en ontwikkeling)

De formule zelf dient krachtig genoeg en voldoende uitgewerkt te zijn om deze op andere plaatsen rendabel te kunnen exploiteren. Niet alleen de ‘zichtbare voorkant’ van de formule, zoals in- en exterieur, huisstijl en assortiment dient uitgewerkt te worden, maar ook de ‘achterkant’ zoals de franchiseorganisatie, inkoop, logistiek, automatisering, sturingsinformatie en ondersteuning verdient de nodige aandacht.

Vervolgens dienen de elementen van de formule en de gewenste uniformiteit helder en gedetailleerd vastgelegd te worden in het formulehandboek. Een zorgvuldige vastlegging van de formule voorkomt willekeur en misverstanden. Het formulehandboek is een dynamisch instrument dat op elk moment kan worden aangepast aan de praktijk en de marktsituatie. Het handboek heeft juridische waarde, het legt vast wat ‘eigen’ is aan jouw formule en mag niet in strijd zijn met de franchiseovereenkomst.

De franchiseovereenkomst is een statisch document. Hierin worden, meestal voor een periode van vijf jaar, de verplichtingen en verantwoordelijkheden van beide partijen evenals alle andere belangrijke voorwaarden van de samenwerking vastgelegd.

Heb je jouw onderscheidende winkelformule helder en transparant vastgelegd, dan ben je toe aan de uitbouw van jouw formule.

Start met een pilotvestiging (testwinkel) met een eigen bedrijfsleider. Regel in een contract dat deze na een bepaalde termijn onder vastgestelde voorwaarden franchisenemer kan worden. Voordeel is dat je kunt nagaan of jouw concept ook op een andere locatie aanslaat en dat het niet afhankelijk is van jouw persoonlijke aanwezigheid. Bovendien kun je eventuele kinderziektes eerst zelf oplossen.

Heb je voldoende financiële middelen om de groei te financieren? Het kan soms tegenzitten, zelfs nog voordat de eerste franchisenemers daadwerkelijk starten. Bijvoorbeeld omdat er geen geschikt pand gevonden wordt, of omdat de kandidaten uiteindelijk toch afhaken. Houdt er ook rekening mee dat starters vaak veel aandacht vragen en mogen verwachten. Zorg er dus voor dat je voldoende tijd en financiële armslag heeft om tegenslagen op te vangen.

In herkenbaarheid schuilt vaak de ware marketingkracht van een succesvolle franchiseformule. Voorop staat dus dat er controle moet zijn of de aangesloten franchisenemers de formule daadwerkelijk toepassen zoals je deze (hebt) ontwikkeld. Dit is een continu proces.

Communicatie is de bloedsomloop van de samenwerking. Het is dus noodzakelijk dat naast individueel contact ook gezamenlijk franchiseoverleg gevoerd wordt. Bij grotere organisaties (vanaf tien franchisenemers) vindt vaak gestructureerd overleg plaats in de vorm van een franchiseraad.

3. Het type ondernemer

Franchising wordt wel eens vergeleken met een huwelijk. Wederzijds vertrouwen is de basis voor dit huwelijk. Door middel van degelijke procedures en professioneel wervingsmateriaal kun je potentiële franchisenemers direct het gevoel geven dat je de zaken goed op orde hebt. Dit schept vertrouwen. Slaag je daar niet in dan zullen velen afhaken en hun heil zoeken bij professioneler ogende organisaties.

Selectie van geschikte kandidaten kost vaak veel tijd. Neem de tijd en doe geen concessies. Dit loont zeker de moeite. De (eerste) kandidaten bepalen vaak het succes van de formule. Pamper ze. Investeer in training en begeleid ze intensief. Zorg dat het concept optimaal tot zijn recht komt. Dit dient als voorbeeld voor andere kandidaten. Bij de selectieprocedure van de kandidaat-franchisenemer is het uiteraard van belang dat hij/zij matcht met het opgestelde profiel en criteria als bekwaamheid, opleiding, persoonlijke kwaliteiten en financiële middelen. Je hebt daarnaast als taak de toekomstige franchisenemer zorgvuldig en zo volledig mogelijk te informeren over de formule en een duidelijk beeld te schetsen van wat men kan en mag verwachten. De franchisegever heeft namelijk een zorgplicht. Dat wil zeggen dat hij de plicht heeft om kennis over te dragen en ondersteuning te geven die aan de (aspirant)-franchisenemer is beloofd. Het type begeleiding en omvang hiervan wordt vastgelegd in het handboek.

Een valkuil bij expansie is dat de franchisenemers vaak enthousiast en bijna fanatiek worden binnengehaald. De groeidoelstelling moet gehaald worden. Té snelle groei en té weinig aandacht voor het type ondernemer kan het gevolg zijn waardoor het verschil in achtergrond en niveau van de franchisenemers belemmerend en stagnerend gaat werken. Daarnaast kan door de focus op groei, onderhoud en ontwikkeling van de formule onderbelicht raken. Hierdoor kan een goed beschreven full franchiseconcept in de praktijk binnen een paar jaar afglijden naar een ‘verstofte’ winkelformule. Dit kan resulteren in omzetdaling omdat de formule niet meer optimaal aansluit op de markt, ontevreden franchisenemers die een vergoeding betalen en verwachten dat de formule tijdig ververst wordt, et cetera. Daarnaast is het vaak moeilijk verworven vrijheden bij franchisenemers na een bepaalde periode weer in te perken. Er is een zeker gewoonterecht ontstaan. 

Regelmatige training, ondersteuning en coaching van franchisenemer én medewerkers gedurende de gehele duur van de overeenkomst is dan ook cruciaal voor handhaving van het concept! Dit begint al direct bij de start. Met een (praktijk)training wordt de franchisenemer vertrouwd gemaakt en gehouden met de werkprocedures, de commerciële werkwijze en financiën. E-learning systemen zullen in de toekomst hier zeker toe bijdragen.

4. De locatie

De locaties waar met de formule gestart wordt zijn elementair voor het succes van de vestiging. Vaak wordt op basis van een aantal criteria een aantal potentiële vestigingsplaatsen vastgesteld en vastgelegd in een ‘witte vlekkenplan’. Ook de optimale grootte van de vestiging, het type locatie en de huisvestingskosten worden bepaald. Zodra een pand in één van de plaatsen beschikbaar komt, wordt vaak een vestigingsplaatsonderzoek gedaan. Aan de hand van het aantal inwoners, de bevolkingsopbouw, het gemiddeld besteedbare inkomen, de gemiddelde besteding in de productgroep per hoofd van de bevolking, bestemmingsplannen, koopstromen onderzoek, lokale marktomstandigheden, branche- en ervaringscijfers en de concurrentie wordt de haalbaarheid van een gezonde exploitatie op de betreffende locatie ingeschat. Dit onderzoek wordt vaak als uitgangspunt genomen voor het ondernemersplan en de financieringsaanvraag bij de bank.

Franchising komt kort gezegd neer op ‘het kopiëren van succes’ maar is op zich geen methode voor gegarandeerd succes. Er zijn uiteraard vele wegen die naar franchise leiden. Helaas komt het nogal eens voor dat goedbedoelde en zelfs kansrijke initiatieven binnen enkele jaren sneuvelen, of zelfs helemaal niet van de grond komen. Dit is veelal te voorkomen door een grondiger voorbereiding. Een gedegen aanpak kost tijd, maar kan op termijn ook problemen voorkomen en tijd opleveren. Kortom: ‘Haast je als je de tijd hebt, dan heb je de tijd als je haast hebt’ (citaat Pieter Winsemius).