Franchiseoverleg

De verschillende vormen van franchiseoverleg

Welke overlegstructuur past het beste bij uw franchiseorganisatie? En hoe organiseert u goed overleg zonder te vervallen in een vergadercultuur? Wij lossen het voor u op!

Startende franchiseorganisaties: Centraal overleg

In een jonge, kleine franchiseorganisatie kan de communicatie nog informeel zijn. De afstanden tussen mensen binnen de franchiseorganisatie zijn namelijk klein. Anders gezegd: ‘de communicatielijnen zijn kort’. Hierdoor zal het overleg met franchisenemers vaak één op één zijn tijdens het bezoek van het franchisemanagement. Dit kan dan gecombineerd worden met een centraal overleg waarbij alle franchisenemers en de franchisegever aanwezig zijn. Wij adviseren om dit normaliter vier keer per jaar te organiseren, maar minimaal één keer per jaar.

Organisaties in ontwikkeling: Franchiseraad

Als de franchiseorganisatie groeit, worden de communicatielijnen langer. Het moment om een franchiseraad te installeren. Een franchiseraad is een overlegorgaan met een afvaardiging van de franchisenemers en een afvaardiging van de centrale organisatie. Op deze manier kan er weer slagvaardig een besluit worden genomen. Meestal komt de franchiseraad vier keer per jaar bijeen om diverse zaken te bespreken. De franchiseraad heeft bij de meeste franchiseorganisaties hoofdzakelijk een adviserende taak. Dat betekent echter niet, dat de franchiseraad vrijblijvend is. Een en ander wordt hierover opgenomen in het franchiseraad reglement.

Grote franchiseorganisaties: Commissies & franchisenemersvereniging

Commissies

De franchiseraad kan activiteiten uitbesteden aan commissies. Commissies bestaan uit een lid van het management van franchisegever, een franchisenemer uit de franchiseraad en één of meerdere andere franchisenemer(s). De commissies krijgen een takenpakket toegewezen vanuit de franchiseraad. Commissies rapporteren aan de franchiseraad. Enkele voorbeelden van mogelijke commissies zijn: Reclame- en promotie commissie, assortimentscommissie en de organisatie & administratie commissie.

Franchisenemersvereniging

In grotere franchiseorganisaties bestaat soms een Vereniging van Franchisenemers. Een franchisenemersvereniging heeft twee doelstellingen:

  • de belangenbehartiging van de franchisenemers in relatie tot de franchisegever
  • het stimuleren van de betrokkenheid van alle partijen bij de franchiseformule

Een vereniging wordt vaak alleen door de franchisegever geaccepteerd als overlegpartij indien (vrijwel) alle franchisenemers lid zijn van deze vereniging. Vaak wordt afgesproken dat een afvaardiging van de vereniging, meestal het bestuur, in de franchiseraad het overleg met de franchisegever voert.

Franchiseoverleg voorzitten of faciliteren door Koelewijn & Partners

Franchisenemers zijn ondernemers en willen meedenken en meepraten via het franchiseoverleg. Onze ervaren consultants begeleiden u graag bij het opzetten en onderhouden van het franchiseoverleg. Vaak is onze rol die van onafhankelijk voorzitter, inspirator en adviseur. In onze werkzaamheden concentreren we ons op het optimaliseren van het franchiseoverleg in én buiten de vergadering. Daarin kennen we diverse varianten, van coaching en begeleiding van het overleg zelf tot volledige uitbesteding van het voorzitterschap en het notuleren.

Hieronder een greep van onze taken bij het voorzitterschap:

  1. samenstellen van de agenda en zo nodig telefonisch voor bespreken met franchisegever en franchisenemers
  2. vooraf versturen van de agenda inclusief begeleidende stukken
  3. daadwerkelijk leiden van de bijeenkomsten
  4. maken van het verslag
  5. inbrengen van franchise specifieke kennis
  6. telefonisch overleg over het verslag
  7. verzenden van het verslag van de bijeenkomst dan wel plaatsen op het intranet
  8. bewaken van besluiten