Het beheren van Social Media door franchisegever en franchisenemers

Hoe maak je als franchiseformule optimaal gebruik van Social Media? En hoe zit dit juridisch in elkaar?

Social Media, hoe zit het juridisch?

Net als andere websites, is een Social Media-pagina op internet een vorm van passieve promotie. Dit betekent in de praktijk dat het een franchisenemer is toegestaan om een eigen Social Media-pagina te beheren. Je mag dit als franchisegever dan ook niet verbieden. Maar dit zou je als franchisegever ook helemaal niet moeten willen. Voor de franchisenemer is Social Media een prima instrument om met (potentiële) klanten te communiceren. Voor de franchisegever levert het gebruik van Social Media door franchisenemers alleen maar meer (gratis) merkbekendheid op. In tegenstelling tot een website of een webwinkel, waarin veel valt te zeggen voor centraal beheer door de franchisegever, is bij Social Media individueel gebruik door de franchisenemer doorgaans effectiever. 

Het beheren van Social Media door franchisegever en franchisenemers

Zoals gebruikelijk in franchising, geldt ook voor Social Media dat het belangrijk is om afspraken te maken over de taakverdeling tussen franchisegever en franchisenemer. Dit is van belang voor een uniforme en professionele merkuitstraling. Tevens kan hiermee beter worden gestuurd op doelstellingen. Het meest effectief is om de taakverdeling vast te leggen in een aantal spelregels, en deze vervolgens op te nemen in het formulehandboek. Onderstaand tref je een aantal spelregels aan. De spelregels kunnen uiteraard variëren per formule, afhankelijk van de gekozen Social Media en specifieke doelstellingen. 

Voorbeelden spelregels Facebook

De franchisegever beheert een collectieve (landelijke) pagina van de franchiseformule op Facebook.

1. De franchisegever helpt de franchisenemer om een individuele bedrijfspagina in de formulehuisstijl aan te maken op Facebook (gekoppeld aan een (nieuw of bestaand) persoonlijk account). Hiertoe wordt een aparte afspraak ingepland. De franchisenemer beheert deze pagina vervolgens zelf.
2. Er gelden uniforme richtlijnen voor het aanmaken van individuele accountnamen, profielnamen, gebruikersnamen en wachtwoorden. In de profielnaam van een individuele pagina komt altijd voor de formule(merk)naam én een individuele naam, bijvoorbeeld de vestigingsplaats van de franchisenemer.
3. Bij beëindiging van de franchiseovereenkomst vervalt voor de franchisenemer het recht op gebruik van de Facebook-pagina met gebruikmaking van de formulehuisstijl. De ondernemer mag de formulenaam na beëindiging ook niet meer gebruiken voor gebruikersnamen en wachtwoorden.
4. De individuele pagina’s op Facebook zijn persoonlijk en mogen best informeel van karakter zijn. Hierin ligt immers de kracht van Social Media. De link met het eigen (franchise)bedrijf moet echter wel te allen tijde aanwezig zijn. Posts mogen dus niet een zuiver privékarakter hebben. Hiervoor gebruikt de franchisenemer zo hij wil een eigen privépagina op Facebook.
5. De franchisegever controleert regelmatig de inhoud en uitstraling van de individuele pagina’s. Franchisenemer zal op eerste verzoek van franchisegever zaken verwijderen die niet passen bij de (apart op te stellen) richtlijnen voor het plaatsen van content. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van grove of obscene taal of het plaatsen van privéfoto’s die geen enkele zakelijke of formulerelevantie hebben. Franchisegever zal haar verzoek steeds motiveren met verwijzing naar de richtlijnen.
6. In bepaalde gevallen kan op de landelijke formulepagina van Facebook (beheerd door de franchisegever) een individuele pagina van een franchisenemer worden gepromoot. Voorbeelden hiervan zijn links naar de individuele pagina of like van berichten (Facebook). 
7. De franchisenemer dient tijdig contact op te nemen met de franchisegever indien hij een verzoek wil doen voor een link naar de eigen pagina. Het kan zijn dat dit voor een deel al spontaan gebeurt, maar ga er niet van uit dat dit automatisch gebeurt. Er zijn mogelijk meer franchisenemers met soortgelijke acties waardoor er in sommige gevallen berichten kunnen of moeten worden gebundeld.

Bij het gebruiken van Social Media is het verstandig om als franchisegever spelregels voor Social Media op te stellen. Neem deze op in het formulehandboek. Door deze spelregels wordt de uniforme (merk)uitstraling bewaakt en worden doelstellingen sneller bereikt. Omdat Social Media als vakgebied sterk in beweging is, is het raadzaam om de spelregels voor Social Media regelmatig te evalueren.