Het belang van een Precontractueel Informatie Document

Met de komst van de Wet Franchise per 1 januari 2021 zal het huidige selectieproces van franchisenemers gaan veranderen. Er is namelijk in de Wet Franchise opgenomen wat een franchisegever, en franchisenemer, aan informatie moet overleggen in de precontractuele fase. Oftewel, gedurende het selectieproces voorafgaand aan het tekenen van de franchiseovereenkomst.

Wat gaat er veranderen in het huidige selectieproces?

Het vervallen van de voorovereenkomst

Bij veel organisaties is het op dit moment gebruikelijk om eerst een voorovereenkomst te laten ondertekenen door de franchisenemer voorafgaand aan het ondertekenen van de franchiseovereenkomst. Hierdoor wordt er een bepaald commitment aangegaan door franchisegever en franchisenemer en wordt er vaak een aanbetaling gedaan op de entreevergoeding. Met de komst van de Wet Franchise is de voorovereenkomst, in veel gevallen, overbodig. De Wet Franchise verbiedt namelijk dat er in de precontractuele fase wordt aangezet tot het doen van betalingen of investeringen door de kandidaat-franchisenemer die samenhangen met de nog te sluiten franchiseovereenkomst.

De voorovereenkomst heeft als doel om commitment te vragen van de franchisenemer. Na het afgeven van dit commitment heeft de franchisenemer de tijd om onderzoek te doen naar een (eventueel) pand, financiering, vestigingsplaatsonderzoek en het maken van een ondernemingsplan. Dit is per 1 januari 2021 vervangen door het overhandigen van het Precontractueel Informatie Document (PID) door de franchisegever. In de (tenminste) vier weken die daarna volgen, de zogenaamde stand-still periode, heeft de franchisenemer de tijd om bovengenoemde elementen te gaan onderzoeken. Na de stand-still periode kan, indien de franchisenemer akkoord is, meteen de franchiseovereenkomst worden getekend. Hierdoor vervalt het nut van de voorovereenkomst in zo’n geval. Het gebruik maken van een voorovereenkomst kan alleen nuttig zijn als een franchisenemer bijvoorbeeld meer tijd nodig heeft voor het verkrijgen van een financiering, het aanhuren van een pand of het (ver)bouwen van zijn vestiging. Na vier weken stand-still periode kan dan de voorovereenkomst getekend worden. 

Stand-still periode

De stand-still periode is in het leven geroepen om de franchisenemer meer te kunnen beschermen. In deze periode van vier weken kan de franchisenemer een weloverwogen besluit te nemen, na ontvangst van het PID, zonder druk van de franchisegever. Tijdens deze periode heeft de franchisenemer de mogelijkheid, wat ook zijn onderzoekplicht is, om de informatie nauwkeurig te bestuderen en eventueel advies van derden in te schakelen. Hierdoor kan hij of zij voorkomen om op basis van onjuiste en te rooskleurige aannames een overeenkomst aan te gaan. Tijdens deze stand-still periode mogen er dus geen overeenkomsten worden getekend die betrekking hebben op de toekomstige franchisesamenwerking. De informatie die is aangeleverd in het PID, waaronder de concept-franchiseovereenkomst, mogen niet meer tijdens de stand-still periode gewijzigd worden als dit in het nadeel voor de franchisenemer is. Mocht dit wel gebeuren, dan wordt de stand-still periode opnieuw ingesteld. Een nieuwe periode van vier weken gaat dan weer van start.

Het Precontractueel Informatie Document (PID)

In dit artikel werd er al vaker gesproken over een Precontractueel Informatie Document (PID), maar wat houdt het eigenlijk in? In België is er al langere tijd sprake van wetgeving voor de franchisebranche. Daar hanteert men een PID, iets wat ook zeer nuttig is om in Nederland te gebruiken. De Wet Franchise schrijft een aantal onderwerpen van informatie voor die ten minste moeten worden opgenomen in het PID:

1. De te tekenen franchiseovereenkomst, inclusief bijlagen.
   Is voor de franchisenemer duidelijk wat er beschreven staat in de franchiseovereenkomst en is hij hiermee akkoord?
2. Overzicht van alle te betalen vergoedingen en opslagen en andere bijdragen inclusief toelichting waarvoor deze dienen.
   In de franchiseovereenkomst staat beschreven wat de hoogte van het vergoedingenstelsel is. Een vereiste van het PID is dat er een toelichting wordt gegevens op waar deze vergoedingen voor gebruikt worden.
3. Overzicht van de investeringen die de nieuwe franchisenemer moet gaan doen.
   Welke investeringen moet de franchisenemer doen, naast het betalen van de entreevergoeding? Denk hierbij aan verbouwing- en inventariskosten op basis van ervaringscijfers van andere vestigingen.
4. Informatie over de wijze en frequentie van het franchiseoverleg.
   De wijze van overleg binnen een franchiseorganisatie, kan iets zeggen over de onderlinge verbondenheid met elkaar.
5. Contactgegevens van het vertegenwoordigende orgaan van de franchisenemers (indien aanwezig).
   Met de contactgegevens kan de kandidaat-franchisenemer contact opnemen met franchisenemers om te vragen naar hun ervaringen binnen de franchiseformule.
6. Informatie over de financiële gezondheid van de franchisegever.
   Franchisegever is verplicht om franchisenemer beschikbare en relevante informatie over zijn financiële positie te verstrekken aan de franchisenemer.
7. Financiële informatie over de beoogde locatie waar de nieuwe franchisenemer actief zal worden, of informatie van vergelijkbare franchisevestigingen.
   Het kan hierbij gaan over eerdere omzet, maar ook over vestigingsplaatsonderzoeken, onderzoek naar de lokale koopkracht of huurprijzen.
8. Alle overige voor de kandidaat-franchisenemer potentieel relevante informatie.
   Is er informatie die niet hierboven staat vermeld, maar wel relevant is voor de franchisenemer om een weloverwogen besluit te nemen? Dan is ook deze informatie verplicht om op te nemen in het PID.

Net als het handboek is ook het PID een levend document. Voor iedere nieuwe kandidaat-franchisenemer die wil toetreden, zullen er in de regel weer (kleine) aanpassingen doorgevoerd moeten worden. Ons advies is dan ook om een basis-sjabloon toegespitst op de franchiseformule te ontwikkelen. Het PID is hiermee ook een juridisch document. Denk er daarom niet te licht over! We helpen je graag bij het opzetten van een Precontractueel Informatie Document. Interesse? Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier.